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4 lições da logística de eventos que podem ser aplicadas na sua empresa

logistica-de-eventosQuando um leigo observa a logística de eventos pode pensar: Como isso deu certo? Realmente não é fácil, mas a organização necessária para que ocorram grandes festivais musicais ou eventos esportivos é fenomenal: são centenas e às vezes até milhares de pessoas envolvidas em movimentações entre municípios, estados ou países. E é por ser tão complexa que a logística de eventos pode servir de lição para a logística do dia a dia da sua empresa. Para esse post, usaremos como exemplo a logística dos jogos olímpicos do Rio de Janeiro, evento que armazenou e transportou cerca de 30 milhões de objetos.

Logística para eventos: o que os jogos Rio 2016 nos ensinaram

Sediar um grande evento é um desafio para qualquer país, principalmente quando se trata das olimpíadas. Isso porque a quantidade de pessoas envolvidas e a variedade de esportes dificulta, e muito, a operação. Ter passado por essa experiência certamente deixou um legado de aprendizado para o nosso país. Por isso, separamos algumas lições que podem ser aplicadas na sua empresa agora mesmo:

Planejamento

A pressão por uma data de início exige que a logística de eventos seja planejada com muita antecedência. No caso dos jogos olímpicos, a preparação começou em 2013, quando os Correios ganharam a licitação para operar a logística do evento. Os eventos-teste também foram importantes para o sucesso da operação, já que permitiram corrigir erros e aprender com eles. No dia a dia das empresas é praticamente impossível planejar cada uma das entregas individualmente, mas é absolutamente viável criar padrões e aprender com os erros, assim como na logística de eventos. Criar mecanismos para registro de situações que se repetem é essencial para aumentar as taxas de sucesso. Se um determinado bairro, por exemplo, possui caminhos que alagam em dias de chuva, os sistemas da empresa devem estar programados para enviar um aviso sempre que uma entrega precisar ser feita naquele endereço. Citando outro exemplo, se algum cliente possui alguma necessidade de descarga, essa informação precisa ser conhecida por todas as pessoas da empresa.

Capacidade de trabalhar com diferentes SKUs

Imagine o quão complexa é a operação de transportar e armazenar SKUs tão diferentes e tão importantes para cada um dos atletas. Nas olimpíadas do Rio, só de equipamentos esportivos foram 980 mil itens. Para não repetir o erro que aconteceu nas olimpíadas de 2008, em Pequim, com a atleta Fabiana Murer, do salto com vara, quando seu equipamento sumiu, houve especial cuidado. Tanto que o presidente dos Correios, Wagner Pinheiro de Oliveira, disse em entrevista ao portal GloboEsporte.com: “Não podemos fazer aquilo. São questões delicadas. Uma hora você está levando uma canoa, que tem um jeito especial de transportar. Outra hora está levando um monte de bolas de futebol.” O que podemos aprender com isso? Cada entrega deve ser tratada de forma especial. Atrasar uma entrega, entregar um produto com avarias ou com erros podem parecer falhas pequenas diante do número de entregas que as empresas fazem todos os dias., Mas, para o cliente, isso pode ter um impacto grande. É evidente que erros acontecem e alguns, infelizmente, não podem ser evitados. A lição, no entanto, é não tratá-los como “só mais um”. Preocupe-se com o cliente, engaje-se no problema particular dele e coloque-se à disposição para resolver. Com o uso da tecnologia é possível, por exemplo, reverter uma devolução no momento da entrega, diminuindo os prejuízos para ambos.

Treinamento

No caso das olimpíadas, essa etapa foi fundamental, especialmente porque as pessoas que trabalharam eram voluntárias, muitas vezes sem conhecimento prévio sobre qualquer assunto ligado à logística de eventos. Segundo declarações do coordenador geral de logística do projeto Rio 2016, Carlos Henrique de Luca, os treinamentos foram feitos de maneira cíclica, à medida que novas pessoas eram agregadas à equipe. No dia a dia de empresas também funciona assim. Por melhor que a empresa seja, sempre há rotatividade de funcionários e cada um que chega precisa encaixar-se nos padrões. Esperar que se adaptem por conta própria é algo comum, mas pode ser perigoso, já que padrões não desejados pela empresa podem ser replicados sem que se perceba de imediato. Por isso, crie treinamentos e exija que cada um dos novos funcionários participe. Se ficar caro, treine continuamente os gestores para serem os responsáveis por passar essas informações.

Tecnologia

O maior aliado na superação de todos esses desafios citados é a tecnologia. A comunicação e a execução de tarefas fica muito mais fácil quando se tem o apoio de ferramentas. Para o gerenciamento de armazéns, podemos citar o WMS; para o acompanhamento do transporte, há gerenciadores de entregas em tempo real; e para escolher os melhores caminhos, há roteirizadores de frota. Em grandes eventos ou no dia a dia, contar com essas ferramentas diminui erros e aumenta a efetividade das operações.
Ficou interessado em saber mais sobre o assunto? Acompanhe nosso blog. Caso tenha restado alguma dúvida, deixe um comentário. Até a próxima!

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