Change management

Change management: Como realizar a implantação do sistema WMS

Change management A implantação de um novo sistema no contexto de uma empresa costuma impactar de alguma forma as atividades cotidianas. Porém, o nível de impacto inicial dependerá de como a transição for feita.  Change management é o termo usado para designar o gerenciamento de mudança. Na implantação do WMS ele é importante para sustentar de forma organizada as profundas modificações que acontecem após a inserção de uma tecnologia como essa. Para obter sucesso na implantação do WMS, é necessário um entendimento profundo do negócio do cliente e a elaboração de um bom planejamento que resultará benefícios a curto, médio e longo prazo. Cada organização e cada mudança tem necessidades próprias, por isso não existe um modelo fechado para a Change Management: cada empresa deverá criar o seu. Mesmo assim, existem algumas diretrizes que podem ser seguidas para que se chegue ao sucesso. Fique atento a algumas dicas que separamos.

Change management na prática

Sugerimos que o primeiro passo para a implantação das técnicas da Change Management seja a criação de uma comissão de mudança. A ideia é que esse grupo seja o mais plural quanto necessário, a fim de que todos as pessoas impactadas pela implantação do sistema WMS estejam representadas. A partir de então, faz-se um planejamento que, além das atividades práticas, também contemple: tempo, recursos, custos, riscos, etc. Segundo este texto disponível no portal Strategy+Business e originalmente publicado pela Booz & Company, há 10 princípios fundamentais para a Change Management. Falaremos a seguir sobre aqueles que consideramos mais relevantes para a implantação de um sistema WMS:

Não se esqueça que se está lidando com pessoas

Parece um aspecto óbvio, mas é um dos mais importantes para o sucesso da Change Management. Isso porque qualquer mudança está sujeita a resistência, especialmente as mais profundas e que tratam da inserção de uma nova tecnologia. Na primeira fase do projeto, portanto, é fundamental ao gestor estar totalmente convicto sobre quais são os objetivos da implantação do WMS, onde a empresa quer chegar e até que ponto está disposto a ser flexível. É claro que a flexibilidade é uma virtude importante e mudar de ideia quando algo não vai bem é fundamental para o sucesso de qualquer transformação, mas saber até que ponto se está disposto a ir é importante para não ceder a pressões desnecessárias.

Formalize os processos em um documento

A forma que a mudança será apresentada aos funcionários impacta diretamente na importância que os funcionários verão nela. Se ela simplesmente for imposta, sem qualquer apresentação, é mais provável que haja conflitos e resistência. Segundo o texto, a Change Management prevê 3 etapas principais:

1- Confrontar a realidade e articular uma necessidade convincente de mudança.

2 – Demonstrar fé de que a empresa tem um futuro viável e a liderança necessária para chegar lá.

3 – Fornecer um roteiro para orientar o comportamento e a tomada de decisões.

Comunique sobre o processo

Nunca parta da premissa de que as pessoas entendem a necessidade de mudança. Muitas vezes, os líderes da Change Management cometem o erro de acreditar que os outros entendem os problemas, sentem a necessidade de mudar e veem a nova direção tão claramente quanto eles. Por isso, durante a implantação do sistema WMS, exercite o ato de comunicar, por meio de mensagens periódicas e precisas, orientações já passadas anteriormente. Essa ação ajuda a engajar equipes e reforçar a necessidade de atualização. Não tenha medo de ser repetitivo. Aos poucos, mesmo sem que percebam, as equipes estarão engajadas e passarão a participar mais ativamente do processo.

Faça da mudança parte da cultura da empresa

A inserção de uma nova tecnologia acaba impactando a cultura da empresa e isso precisa ser trabalhado durante a Change Management. Um sistema WMS muda a forma com que as pessoas trabalham em todos os setores, e é assim que deve ser. Caso ainda existam processos que mantêm estruturas antigas ou pensamentos decorrentes da forma de trabalho anterior, trate de identificá-los e eliminá-los logo de início.

Prepare-se para o inesperado

Por mais bem organizada que esteja a Change Management, esteja sempre preparado  para o que pode dar errado. É possível, por exemplo, que alguns funcionários simplesmente não se adaptem e peçam demissão. Estar preparado para isso faz parte da etapa de internalização das necessidades, já citada anteriormente. Se o gestor tem plena certeza sobre a necessidade da mudança, enxerga claramente os benefícios futuros e tem convicção sobre a metodologia adotada, esse tipo de contratempo não deve abalar o processo.

Visão holística para implantação do WMS

É necessário visão holística voltada para o negócio para observar se o que deve se adaptar ao negócio é o processo, o sistema ou os dois. Se o cliente possui um processo que gera resultados positivos o sistema pode ser customizado de acordo com o seu processo e obter maior facilidade de adaptação durante a implantação. Se o processo não for eficiente para o resultado do negócio, o sistema pode ser customizado de modo a garantir o processo ideal e isto pode gerar necessidades de adaptações ao novo sistema e consequentemente ao novo processo.

Defina o público alvo e invista esforço para implementar algo extremamente intuitivo.

Facilite a usabilidade e evite dificultar ou burocratizar o processo, pois a facilidade ao utilizar o sistema pode ser o diferencial para garantir a velocidade de adaptação e a curto prazo demonstrar o ganho na utilização do sistema. Com esta ação é possível retirar o foco da criação de manuais ou materias que ficarão obsoletos a cada necessidade de atualização sistêmica.

Planejar é preciso

Realize a avaliação da estrutura física do cliente, do seu processo operacional atual e do que seria o ideal.

Isso resultará em ações para o planejamento, como alterações na estrutura física, no processo ou no desenvolvimento do sistema.

Demonstre o futuro e estime o ganho no curto, médio e longo prazo.

Diante das condições mapeadas, estipule um período e defina quais serão as metas.

Em seguida separe as ações e os responsáveis para garantir a melhor estratégia tática, operacional e estratégica.

Prepare-se para o inesperado

Por mais bem organizada que esteja a implantação e a Change Management, esteja sempre preparado  para o que pode dar errado. É possível, por exemplo, que alguns funcionários simplesmente não se adaptem e peçam demissão. Estar preparado para isso faz parte da etapa de internalização das necessidades, já citada anteriormente. Se o gestor tem plena certeza sobre a necessidade da mudança, enxerga claramente os benefícios futuros e tem convicção sobre a metodologia adotada, esse tipo de contratempo não deve abalar o processo.
Ficou com alguma dúvida sobre como as técnicas de Change Management podem ajudar na implantação do sistema WMS? Escreva um comentário!

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