Change management

Change management: Como realizar a implantação do sistema WMS

Change management A implantação de um novo sistema no contexto de uma empresa costuma impactar de alguma forma as atividades cotidianas. Porém, o nível de impacto inicial dependerá de como a transição for feita.  Change management é o termo usado para designar o gerenciamento de mudança. Na implantação do WMS ele é importante para sustentar de forma organizada as profundas modificações que acontecem após a inserção de uma tecnologia como essa. Para obter sucesso na implantação do WMS, é necessário um entendimento profundo do negócio do cliente e a elaboração de um bom planejamento que resultará benefícios a curto, médio e longo prazo. Cada organização e cada mudança tem necessidades próprias, por isso não existe um modelo fechado para a Change Management: cada empresa deverá criar o seu. Mesmo assim, existem algumas diretrizes que podem ser seguidas para que se chegue ao sucesso. Fique atento a algumas dicas que separamos.

Change management na prática

Sugerimos que o primeiro passo para a implantação das técnicas da Change Management seja a criação de uma comissão de mudança. A ideia é que esse grupo seja o mais plural quanto necessário, a fim de que todos as pessoas impactadas pela implantação do sistema WMS estejam representadas. A partir de então, faz-se um planejamento que, além das atividades práticas, também contemple: tempo, recursos, custos, riscos, etc. Segundo este texto disponível no portal Strategy+Business e originalmente publicado pela Booz & Company, há 10 princípios fundamentais para a Change Management. Falaremos a seguir sobre aqueles que consideramos mais relevantes para a implantação de um sistema WMS:

Não se esqueça que se está lidando com pessoas

Parece um aspecto óbvio, mas é um dos mais importantes para o sucesso da Change Management. Isso porque qualquer mudança está sujeita a resistência, especialmente as mais profundas e que tratam da inserção de uma nova tecnologia. Na primeira fase do projeto, portanto, é fundamental ao gestor estar totalmente convicto sobre quais são os objetivos da implantação do WMS, onde a empresa quer chegar e até que ponto está disposto a ser flexível. É claro que a flexibilidade é uma virtude importante e mudar de ideia quando algo não vai bem é fundamental para o sucesso de qualquer transformação, mas saber até que ponto se está disposto a ir é importante para não ceder a pressões desnecessárias.

Formalize os processos em um documento

A forma que a mudança será apresentada aos funcionários impacta diretamente na importância que os funcionários verão nela. Se ela simplesmente for imposta, sem qualquer apresentação, é mais provável que haja conflitos e resistência. Segundo o texto, a Change Management prevê 3 etapas principais:

1- Confrontar a realidade e articular uma necessidade convincente de mudança.

2 – Demonstrar fé de que a empresa tem um futuro viável e a liderança necessária para chegar lá.

3 – Fornecer um roteiro para orientar o comportamento e a tomada de decisões.

Comunique sobre o processo

Nunca parta da premissa de que as pessoas entendem a necessidade de mudança. Muitas vezes, os líderes da Change Management cometem o erro de acreditar que os outros entendem os problemas, sentem a necessidade de mudar e veem a nova direção tão claramente quanto eles. Por isso, durante a implantação do sistema WMS, exercite o ato de comunicar, por meio de mensagens periódicas e precisas, orientações já passadas anteriormente. Essa ação ajuda a engajar equipes e reforçar a necessidade de atualização. Não tenha medo de ser repetitivo. Aos poucos, mesmo sem que percebam, as equipes estarão engajadas e passarão a participar mais ativamente do processo.

Faça da mudança parte da cultura da empresa

A inserção de uma nova tecnologia acaba impactando a cultura da empresa e isso precisa ser trabalhado durante a Change Management. Um sistema WMS muda a forma com que as pessoas trabalham em todos os setores, e é assim que deve ser. Caso ainda existam processos que mantêm estruturas antigas ou pensamentos decorrentes da forma de trabalho anterior, trate de identificá-los e eliminá-los logo de início.

Prepare-se para o inesperado

Por mais bem organizada que esteja a Change Management, esteja sempre preparado  para o que pode dar errado. É possível, por exemplo, que alguns funcionários simplesmente não se adaptem e peçam demissão. Estar preparado para isso faz parte da etapa de internalização das necessidades, já citada anteriormente. Se o gestor tem plena certeza sobre a necessidade da mudança, enxerga claramente os benefícios futuros e tem convicção sobre a metodologia adotada, esse tipo de contratempo não deve abalar o processo.

Visão holística para implantação do WMS

É necessário visão holística voltada para o negócio para observar se o que deve se adaptar ao negócio é o processo, o sistema ou os dois. Se o cliente possui um processo que gera resultados positivos o sistema pode ser customizado de acordo com o seu processo e obter maior facilidade de adaptação durante a implantação. Se o processo não for eficiente para o resultado do negócio, o sistema pode ser customizado de modo a garantir o processo ideal e isto pode gerar necessidades de adaptações ao novo sistema e consequentemente ao novo processo.

Defina o público alvo e invista esforço para implementar algo extremamente intuitivo.

Facilite a usabilidade e evite dificultar ou burocratizar o processo, pois a facilidade ao utilizar o sistema pode ser o diferencial para garantir a velocidade de adaptação e a curto prazo demonstrar o ganho na utilização do sistema. Com esta ação é possível retirar o foco da criação de manuais ou materias que ficarão obsoletos a cada necessidade de atualização sistêmica.

Planejar é preciso

Realize a avaliação da estrutura física do cliente, do seu processo operacional atual e do que seria o ideal.

Isso resultará em ações para o planejamento, como alterações na estrutura física, no processo ou no desenvolvimento do sistema.

Demonstre o futuro e estime o ganho no curto, médio e longo prazo.

Diante das condições mapeadas, estipule um período e defina quais serão as metas.

Em seguida separe as ações e os responsáveis para garantir a melhor estratégia tática, operacional e estratégica.

Prepare-se para o inesperado

Por mais bem organizada que esteja a implantação e a Change Management, esteja sempre preparado  para o que pode dar errado. É possível, por exemplo, que alguns funcionários simplesmente não se adaptem e peçam demissão. Estar preparado para isso faz parte da etapa de internalização das necessidades, já citada anteriormente. Se o gestor tem plena certeza sobre a necessidade da mudança, enxerga claramente os benefícios futuros e tem convicção sobre a metodologia adotada, esse tipo de contratempo não deve abalar o processo.
Ficou com alguma dúvida sobre como as técnicas de Change Management podem ajudar na implantação do sistema WMS? Escreva um comentário!

Warenlager in der Industrie // Industry Depot

Controle de estoque: como administrar um grande volume de pedidos

controle de estoque

Um bom controle de estoque é o primeiro passo para a logística eficiente. Ter noções básicas sobre entradas e saídas de mercadoria é um fator estratégico para o bom andamento dos negócios, porque ajuda a saber quais mercadorias têm mais saídas, qual o ritmo ideal para compras, se será necessário fazer alguma promoção para liquidar estoque, etc. Métodos antigos como o uso de planilhas, manuais ou digitais, podem até ser eficientes em pequenos negócios, mas, quando se trata de controle de estoque para grandes volumes, o cenário muda. Pequenos erros em série passam a representar prejuízos gigantescos. Isso sem falar na reputação da sua empresa, que fica abalada.

Tecnologia para controle de estoque

A internet tem permitido que muitas empresas que antes só conseguiam vender para um público limitado passem a conseguir expandir suas fronteiras. Uma das dificuldades, especialmente para empresários iniciantes, é aprender a fazer o controle de estoque para esse grande volume de pedidos. Para que tudo ocorra bem, é essencial ter organização e trabalhar preditivamente, ou seja, saber o que fazer hoje para evitar problemas amanhã.

Quem já teve problemas de estoque sabe que solucioná-los pode não ser tão simples, especialmente em grandes armazéns. Fazer a revisão dos produtos e conferir se batem com o que está no sistema, quando feito de forma manual, é cansativo e demorado. É por isso que as grandes empresas já adotaram – e as menores têm percebido os benefícios – da tecnologia para controle de estoque, o WMS. Aliado a outras tecnologias, que podem ser códigos de barra ou RFID, o sistema coleta as informações do produto desde a chegada ao armazém até a entrega para o cliente. Dessa forma, qualquer movimentação feita é facilmente registrada pelo sistema de controle de estoque. Além disso, também é possível registrar e analisar informações como:

  • Posição do item
  • Quantidade de produtos
  • Prazo de validade restante
  • Necessidade de reabastecimento do produto

Com o controle de estoque mais rígido, uma das equipes beneficiadas diretamente é a que trabalha no armazém. O WMS facilita, e muito, a separação de mercadorias, o carregamento dos caminhões, etc. Isso sem falar que a quantidade de mercadorias perdidas por motivo desconhecido praticamente desaparece. Outra equipe beneficiada é a de compras, já que, com o controle de estoque, é possível saber em tempo real qual produto tem mais saída, quais representarão perdas e já prever ações para que isso não resulte em grandes prejuízos.

Ficou com alguma dúvida sobre como controlar um grande volume de pedidos?

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Warehouse control systems (WCS): inovações no setor de WMS à vista?

wcsO WCS, ou sistema de controle de armazéns, surgiu para otimizar o sistema de gerenciamento de armazéns (WMS). Ele direciona em tempo real as atividades, servindo como uma espécie de guia, responsável por manter tudo funcionando. Enquanto o WMS trata de aspectos como recebimento de pedidos, disponibilidade de estoque e geração de documentos, o WCS trabalha para que essas atividades sejam coordenadas e repassadas para a equipe da melhor forma possível.

Um WCS jamais substituirá um WMS, pois é um sistema complementar para otimizar o trabalho. O WCS é eficiente porque comporta o imprevisto. Isso significa que se algo mudar no meio do caminho, o algorítimo do WCS automaticamente saberá quais as alterações precisarão ser feitas para que tudo continue sob controle. Em um sistema WMS simples, alterações no meio do caminho acabam precisando da intervenção humana e podem não ser executadas com tanta precisão quanto se gostaria.

Isso não quer dizer que você não possa ter apenas um sistema WMS na sua empresa. Se você ainda não trabalha com sistemas de gerenciamento de armazéns, é preciso aprender primeiro a lidar com o básico.  Ou seja, não só passar pelo processo de implantação, mas também adequá-lo às necessidades da sua empresa, treinar e adaptar as equipes para o uso. Quando conseguir tirar o máximo proveito do sistema básico, surgirão outras necessidades e aí sim será a hora de investir em otimização.
O que achou do WCS? Investiria em um sistema desses na sua empresa?

Crédito da imagem: falco/CC

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Como implantar uma solução de apoio a distribuição

Operação logística eficiente: 6 dicas

operacao-logisticaTer uma operação logística eficiente envolve muitos detalhes. Na teoria é fácil: basta que o produto chegue ao cliente no prazo e em perfeitas condições. Na prática, muitos imprevistos podem acontecer. Para garantir que o serviço prestado pela sua empresa seja o melhor possível é preciso planejamento, organização, vigilância e análise. Sem esses cuidados, o resultado pode ser dor de cabeça e clientes insatisfeitos. Por isso, separamos essas 6 dicas que podem te ajudar a ter sucesso e fluidez no dia a dia da sua operação logística:

Como ter uma operação logística mais eficiente

1) Ponha a casa em ordem

O primeiro passo é observar como a operação logística se organiza dentro da sua empresa. Você sabia que algumas modificações no layout do armazém podem fazer a diferença? Espaço adequado para circulação, localização das portas e limpeza melhoram muito o fluxo de mercadorias e consequentemente ajudam a trazer eficiência.

Outro aspecto importante é a gestão. Sistemas de WMS permitem ter visão completa e estratégica sobre a movimentação de mercadorias, o que facilita a separação de produtos, conferências, evita desperdícios no armazém, etc.

2) Fique de olho nas entregas

Quando a carga sai do ambiente da empresa, você tem controle sobre ela? Investir no monitoramento da entrega ajuda a melhorar a qualidade do serviço e controlar gastos. Softwares de monitoramento permitem saber o posicionamento do motorista, comunica paradas não programadas e desvios de rota. Isso torna a operação logística eficiente porque garante que tudo que foi pensado está sendo cumprido e, caso haja algum imprevisto, torna possível planejar ações ou comunicar o cliente sobre um possível atraso.

3) Reverta devoluções

Softwares de monitoramento de entregas, além de enviar informações sobre o status do caminhão, também permitem a comunicação direta com o motorista. Isso facilita o trâmite para reverter devoluções porque, como a central fica sabendo sobre o problema no momento da entrega, é possível entrar em contato e negociar com algum benefício para que se fique pelo menos com parte da carga. Isso poupa gastos e melhora o relacionamento com o cliente, que tende a não sentir-se tão lesado com o erro.

Case de sucesso: veja como o Atacadão Centro Sul reverteu R$47 mil em devoluções em um mês

4) Escolha os melhores caminhos

Outra dica preciosa para uma operação logística eficiente é investir em roteirização. Escolher a ordem e o caminho pelos quais serão feitas as entregas aumenta a precisão do serviço porque evita lugares congestionados em determinados horários, garante a passagem por estradas em melhores condições e faz o roteiro de acordo com a necessidade da sua empresa e do cliente. A tecnologia nesses casos é essencial porque nem sempre o melhor caminho é o mais curto. Um software eficiente é capaz de fazer essa gestão sozinho, otimizando o trabalho das equipes e desonerando a empresa.

5) Invista no relacionamento com o cliente

Uma operação logística eficiente também precisa pensar no pós-venda. A satisfação do cliente é importante porque, se ele gostar do serviço, voltará a entrar em contato, indicará para amigos e fará sua rede de relacionamentos crescer. Ter contato direto e constante com o cliente, especialmente os mais fiéis ou antigos, ajuda a identificar problemas no seu serviço. Muitas vezes alguma mudança muito simples pode fazer toda a diferença, mas só o cliente vê, pois é ele que vive o dia a dia das entregas. Questione, mostre-se disponível e sempre disposto a melhorar.

6) Faça a analise de dados

Utilizar ferramentas tecnológicas para melhorar a eficiência da operação logística facilita a rotina das entregas, mas também permite a análise de dados por meio de relatórios. Isso é importante porque, no dia a dia, problemas recorrentes podem passar despercebidos. A análise de dados e resultados ajuda a ver onde está acontecendo o erro ou acerto para evitá-lo ou replicá-lo. Isso vale não só para as entregas em si, mas também para movimentações no armazém e até setores mais estratégicos como o de compras e gestão.
Esperamos que essas 6 dicas possam ajudar a melhorar a sua operação logística. Se você ainda ficou com alguma dúvida, escreva para nós nos comentários.

Crédito da imagem: falco/ CC

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